Sytuacje związane z niewysłaniem nagrody po zakończeniu konkursu zdarzają się dość często. Po chwilach pełnych euforii wynikającej z otrzymania tytułu „zwycięzcy” oczekujemy na wygraną i jest czymś naturalnym, że chcielibyśmy jak najszybciej ją otrzymać. Zdarza się jednak tak, że chwalimy się znajomym powodzeniem w konkursie, a nagrody jak nie było – tak nie ma. Oczekujemy na nią, a wraz z każdym kolejnym dniem nasze rozgoryczenie rośnie. Czy jednak powinniśmy mieć powody do zmartwienia? Przyczyny niedostarczenia nagrody mogą być różne, a sposób naszej reakcji powinien być każdorazowo dostosowany do istniejących okoliczności. W jaki sposób powinniśmy reagować i kiedy kontaktować się z organizatorem konkursu? Wielokrotnie otrzymywałem wiadomości z prośbą o pomoc w rozwiązaniu problemu związanego z nieotrzymaniem nagrody. Zwykle już moje standardowe wskazówki pozwalały na uspokojenie zwycięzcy i przyspieszenie sprawy. Jednak pewnego dnia napisała do mnie Kamila i opisała skomplikowany przypadek, w którym pomóc mogło jedynie zawsze skutkujące „ostateczne rozwiązanie”.

Zanim poznacie radę, którą podsunąłem Kamili – zapoznajcie się z kolejnością, którą powinniśmy kierować się w przypadku nieotrzymania nagrody. Stosowanie się do kolejno wymienionych kroków jest jak najbardziej zasadne i pozwoli nam zachować spokój i dystans do napotkanego problemu.

KROKI, KTÓRE NALEŻY PODJĄĆ W PRZYPADKU NIEOTRZYMANIA NAGRODY

1⃣SPRAWDŹ, CZY ORGANIZATOR OTRZYMAŁ DANE DO WYSYŁKI NAGRODY.

Jeśli informacje niezbędne do wysyłki nagrody nie zostały przez nas podane już przy samym zgłoszeniu się do konkursu, wówczas to zwykle organizator kontaktuje się z nami (np. poprzez wiadomość e-mail, kontakt za pomocą Messenger lub kontakt telefoniczny) z prośbą o ich podanie w celu wysyłki nagrody. Informację o potrzebie ich przekazania organizatorzy umieszczają niekiedy w poście ogłaszającym zwycięzcę/zwycięzców konkursu. Sposób przekazania tych danych może też być już wcześniej wskazany w regulaminie, np. poprzez obowiązek przesłania ich pocztą tradycyjną lub elektroniczną do organizatora na załączonym do regulaminu „formularzu zwycięzcy”. Należy więc sprawdzić, czy przekazane przez nas dane zostały udostępnione we właściwy sposób i w określonym terminie. W celu dodatkowego zabezpieczenia się powinniśmy stosować zwrotne potwierdzenia odbioru – przesyłając dane do wysyłki nagrody pocztą tradycyjną powinniśmy zatem opłacić dodatkowo potwierdzenie odbioru w formie papierowej lub elektronicznej, natomiast przesyłając dane za pomocą poczty elektronicznej – korzystać z dodatkowych opcji elektronicznego potwierdzenia dostarczenia i odczytania korespondencji. W razie wątpliwości czy te dane dotarły powinniśmy skontaktować się z organizatorem.

2⃣SPRAWDŹ TERMIN WYSYŁKI NAGRODY WSKAZANY W REGULAMINIE.

Jeśli konkurs został zorganizowany w oparciu o ustanowiony wcześniej regulamin, to zwykle już w tym dokumencie znajdziemy odpowiedź na pytanie dotyczące wysyłki nagrody. Z doświadczenia wiem, że czasem są to dość odległe terminy, które z uwagi na nawał pracy u marketingowców zostały wskazane z pewnym rozciągnięciem w czasie po to, by dana agencja marketingowa zdążyła się uporać z pozostałymi zobowiązaniami (innymi organizowanymi przez nią uprzednio akcjami marketingowymi). W przypadku braku regulaminu informacja o wysyłce nagrody podawana jest często w treści posta z ogłoszeniem wyników lub ustalana indywidualnie ze zwycięzcą w prywatnej korespondencji. Oczywiście w regulaminach wskazywane są ostateczne terminy wysyłki nagrody poprzez przykładowe sformułowanie „nagroda zostanie wysłana do dnia…” – zwykle nagrody wysyłane są dużo wcześniej. Może zdarzyć się też tak, że nagroda została już wysłana przez organizatora konkursu i termin wskazany w regulaminie został dotrzymany, jednak nasza nagroda znajduje się jeszcze chwilowo w posiadaniu operatora pocztowego (Poczty Polskiej, firmy kurierskiej) i za jakiś czas do nas dotrze. Jeśli termin wysyłki nagrody został już przekroczony, a nie otrzymaliśmy informacji o nadaniu paczki z nagrodą powinniśmy zainteresować się tą sprawą i przejść do działania wskazanego w punkcie drugim.

3⃣SKONTAKTUJ SIĘ Z ORGANIZATOREM KONKURSU.

Sposoby kontaktu z organizatorem danego konkursu mogą być różne i zależą głownie od formy i przestrzeni organizowania konkursu jak i informacji udostępnionych przez organizatora. Najszybszym dostępnym sposobem kontaktu jest oczywiście kontakt telefoniczny, ponieważ jeśli uda nam się dodzwonić, możemy bezpośrednio porozmawiać o naszym problemie z pracownikiem danej agencji marketingowej. Numery kontaktowe nie zawsze znajdują się w regulaminach, więc znajdziemy je ewentualnie na stronie internetowej danej agencji marketingowej czy też na jej fanpage w mediach społecznościowych (w regulaminach zwykle znajdziemy jedynie kontaktowy adres e-mail). Przed wykonaniem telefonu powinniśmy przejrzeć dotychczasową korespondencję i odświeżyć sobie nazwę danego konkursu zamieszczoną zwykle w górnej części regulaminu – w ten sposób zostaniemy szybciej przekierowani do odpowiedniego działu/osoby zajmującej się konkursami czy już nawet samą wysyłką nagród. W rozmowie telefonicznej powinniśmy wskazać okoliczności sprawy i zapytać, czy nagroda została już wysłana.

➡Inną alternatywną formą kontaktu jest korespondencja elektroniczna. Niekiedy jest to jedyne nasze wyjście, gdyż o dziwo nie wszystkie agencje marketingowe podają numery kontaktowe telefonów. Nie jest to oczywiście tak szybka forma kontaktu jak poprzez telefon, gdyż na odpowiedź musimy czasem trochę poczekać, jednakże jest to równie skuteczna możliwość dotarcia do organizatora konkursu, dzięki której posiadamy potwierdzenie kontaktu z nim. Wysyłając e-mail z zapytaniem o wysyłkę nagrody powinniśmy oczywiście korzystać z dodatkowych opcji elektronicznego potwierdzenia dostarczenia i odczytania korespondencji.

📮Zdarzają się przypadki, kiedy to paczka z nagrodą przepada u operatora pocztowego. W takiej sytuacji to organizator powinien ustalić, co stało się z naszą wygraną. Niestety wydłuża to niekiedy okres otrzymania przez nas nagrody, ponieważ związane jest z procedurą złożenia reklamacji u operatora pocztowego przez organizatora konkursu.

4⃣SKONTAKTUJ SIĘ PONOWNIE Z ORGANIZATOREM KONKURSU.

Jeśli dotychczasowe sposoby kontaktu nie przyniosły skutku, powinniśmy ponowić kontakt – szczególnie jeśli nie otrzymaliśmy wiadomości zwrotnej ani potwierdzenia dostarczenia/odczytu korespondencji elektroniczej. Jeśli nie otrzymaliśmy odpowiedzi na wysłaną przez nas wiadomość e-mail, należy zadzwonić i dopytać, czy nie trafiła ona przypadkiem do folderu SPAM, choć doświadczeni marketingowcy powinni sprawdzać również i ten folder. Pomimo, iż nasza wiadomość nie powinna przepaść wśród wielu otrzymywanych w agencjach marketingowych e-maili, to algorytmy dostawców poczty elektronicznej mogą spowodować, że wysłane przez nas informacje trafią właśnie do SPAM-u.

5⃣ZASTOSUJ OSTATECZNE ROZWIĄZANIE – SKONTAKTUJ SIĘ Z FUNDATOREM NAGRODY.

Sposób interwencji, który doradziłem Kamili jest ostatecznym wyjściem z sytuacji, niezbędnym jeśli pomimo kontaktu z organizatorem nie otrzymaliśmy nagrody. Korzystałem z niego w przeszłości, ale jedynie w sytuacjach „ekstremlanych”. Pamiętajmy, że nawet jeśli przypominamy organizatorowi danego konkursu o niewysłaniu nagrody, to powody zaniedbania z jego strony mogą być różne. Może być to np. długotrwała nieobecność w pracy z powodu choroby osoby zajmującej się danym konkursem/wysyłką nagród, może to również wynikać z niedopełnienia obowiązków jednego z pracowników, który np. zapomniał o wysyłce nagrody lub też z jakiegoś innego niedopatrzenia w całym procesie wydania nagrody. Przypomnij sobie teraz, czy zdarzyło Ci się kiedyś zapomnieć o czymś ważnym lub niedopilnowałeś czegoś istotnego w pracy? Jeśli byłeś kiedyś w takiej sytuacji to z pewnością wiesz, że takie sytuacje zdarzają się i powodują duży dyskomfort. Kontakt z fundatorem nagrody powinien być zatem ostatecznością, końcowym sposobem na otrzymanie należnej nagrody zastosowanym już po wyczerpaniu wszystkich poprzednich punktów.

↪Dlaczego kontakt z fundatorem nagrody? Duże marki/przedsiębiorcy korzystają często z usług agencji marketingowych i nie posiadają szczegółowej wiedzy odnośnie przebiegu całego konkursu. Interesują się jedynie potrzebą jego przeprowadzenia, co następnie zlecają firmie zewnętrznej – agencji marketingowej, która przejmuje odpowiedzialność za ogół czynności dotyczących konkursu zwykle już wraz z wydaniem nagród w imieniu organizatora (czasem marki mają własne działy marketingu odpowiedzialne za organizację konkursów). W przypadku braku odpowiedzi zwrotnych ze strony agencji marketingowej na nasze telefony/wiadomości email – powinniśmy w ostateczności sprawdzić w regulaminie konkursu kim jest fundator nagrody i skierować nasze zapytanie o należne nam „owoce konkursowej rywalizacji” właśnie do niego. W sytuacji, którą opisała mi Kamila była to ewentualność, na którą musiała się zdecydować. 

↪Kamila skontaktowała się ze sponsorem nagrody – marką, która zleciła przeprowadzenie konkursu agencji marketingowej. W tym akurat przypadku Kamila uprzednio kilkukrotnie kontaktowała się z organizatorem (agencją marketingową), jej wiadomości były odczytywane w Messengerze, jednakże nie miała żadnej odpowiedzi od organizatora. Po wykonanym przez nią telefonie do sponsora nagrody wskazanego w regulaminie jej sprawa została rozpatrzona niezwłocznie – jak się okazało fundator nagrody (znana marka z segmentu sprzedaży odzieży) nie widział o zaistniałym problemie. Kamila bardzo szybko otrzymała nagrodę i dodatkowy upominek wraz z przeprosinami.

Oprócz wskazanej powyżej ścieżki zawierającej „ostateczne rozwiązanie” pozostaje jedynie spór sądowy na drodze cywilnej, który jest już ponad wszelkimi ugodowymi próbami rozwiązania problemu z niedostarczoną nagrodą. Co prawda z tego rozwiązania nigdy nie skorzystałem, jednakże roszczenie z art. 919 kodeksu cywilnego wydaje się być ciekawym tematem, który kiedyś z pewnością opiszę.

Podsumowując, sposoby reakcji na brak wydania/wysyłki nagrody powinny być stosowane w zależności od zaistniałych okoliczności danej sprawy, jednakże zawsze powinniśmy kontaktować się niezwłocznie z organizatorem konkursu, o ile tylko pojawią się wyraźne wskazania i niebezpieczeństwo, że nagroda do nas nie dotrze. Dajcie znać w komentarzu poniżej, czy mieliście kiedyś problem z otrzymaniem należnej Wam nagrody. Jak sobie z nim poradziliście❓🙋‍♂️🙋👇